대행사를 위한 간편 세금계산서 발행 관리 방법

세금계산서 관련 업무 시간을 1/10으로 줄여 효율적으로 업무하는 방법을 공유 드립니다.

매달 여러 고객사와 거래처에 수많은 세금계산서를 발행하고 받는 외주사에서는 업무를 어떻게 효율적으로 관리하고 있을까요?

대행사의 경우 다양한 고객사와 프로젝트 단위로 업무를 진행하기 때문에 세금계산서 발행이 단 건일 수도 있지만 매 달 반복되는 반복 건일 수도 있습니다. 이 과정에서 세금계산서 발행이 누락되거나 지연되는 경우 가산세 발생 위험이 있습니다.
특히, 많은 거래처를 관리해야 하는 외주사에서는 세금계산서 발행부터 입금 확인, 미수금 관리까지 파편화된 업무가 끊임없이 이어집니다.

이런 문제를 돕기 위해 볼타는 간편한 세금계산서 발행, 관리 기능을 제공합니다.
실제 볼타를 꾸준히 사용하고 계신 마케팅 대행사에서는 볼타를 통해 세금계산서 발행 업무량을 1/10로 줄였다고 하는데요.
그럼, 외주사에서 필요한 세금계산서 발행 관리 방법과 볼타의 주요 기능을 통해 어떻게 업무 효율을 높일 수 있을지 공유해 드리겠습니다.

👉 마케팅 대행사에서 세금계산서와 매출 관리 업무량을 1/10으로 줄인 비결

1. 반복 발행 건은 [예약 발행]으로 관리

   
   

대행사에서는 장기 프로젝트 진행 시, 동일한 고객사에 매달 세금계산서를 발행하는 일이 많습니다.
이러한 경우 담당자는 매달 세금계산서를 반복 발행하게 되는데요, 간혹 발행 일을 까먹거나 하는 경우에는 지연 발행 혹은 미발행 이슈로 인해 가산세 위험이 있습니다.

그러면, 반복 발행 건을 예약 셋팅 할 수 있다면 어떨까요?
홈택스에서는 불가능하지만, 볼타에서는 가능합니다.
볼타는 세금계산서 예약발행 기능을 제공하고 있어 원하는 날짜에 발행될 수 있게끔 셋팅하면 자동 발행되어 업무 효율성을 극대화 할 수 있습니다.

2. 계약 변경 시, 클릭 한 번으로 수정 발행

   
   

대행사에서는 용역 제공에 따라 매출이 발생하기 때문에 계약 금액의 변동 혹은 취소 등의 상황이 발생할 수 있습니다.
이때 필요한 세금계산서 수정 발행 과정이 홈택스와 달리 클릭 한 번으로 쉽게 처리되어 세금계산서 업무에 익숙하지 않은 분들도 바로 사용할 수 있습니다.

3. 세금계산서 고객 정보 기입은 [발행 정보 요청서]로 오류 없이 간편하게

   
   

계약 건 마다 사업자등록증을 이메일로 전달 받고, 일일하게 데이터를 입력하게 되면 휴먼에러가 발생할 수 있는데요,
볼타에서는 세금계산서 발행이 필요한 고객사에 직접 전달해서 정보를 받는 폼, 발행 정보 요청서 기능을 제공하고 있습니다.
요청서 폼을 고객사에 전달해서 정보를 입력하게 되면 자동으로 볼타 서비스 내 세금계산서 발행 목록에 자동으로 저장되어 클릭 한번으로 발행까지 완료할 수 있습니다.

4. 매출, 매입 관리와 미수금, 미지급 현황을 한눈에 파악

   
   

대행사 업무 상 프로젝트 따라 매출 세금계산서가 발행되며 상시 미수금 내역을 체크하게 됩니다.
볼타에서는 세금계산서와 은행 입금 내역 연동이 되어 계산서 별 입금 처리가 되었는지 확인이 가능합니다.
또한, 매체 광고비 등 다양하게 지출되는 항목이 많은데요. 출금 내역 연동으로 내가 받은 매입 세금계산서와 연결해 미지급 내역을 확인할 수 있습니다.

미수금, 미지급 관리 👉 세금계산서 관리

5. 경비 지출 현황 관리: [지급요청 관리] 기능

   
   

회사를 운영하는 데 있어 경비 지출 흐름을 투명하게 관리하는 것은 필수적입니다.
경비 지출 현황을 정리하고, 건별로 지출 요청자와 승인자를 기록하면, 금융 사고를 예방하는 데 큰 도움이 되며, 필요한 경우 지출 히스토리를 빠르게 파악할 수 있는 중요한 자료가 됩니다.

이를 위해 일반적으로 지출결의서 시스템을 도입하지만, 복잡하고 다소 어려운 양식으로 인해 실무자들이 부담을 느낄 수 있습니다.
볼타는 이러한 불편을 해결하고자 [지급요청 관리] 기능을 제공하여, 지출 요청과 승인 절차를 훨씬 간편하게 처리할 수 있도록 돕고 있습니다. 이 기능을 통해 각 지출 건별 기록이 자동으로 저장되며, 향후 필요시 지출 히스토리를 한눈에 파악할 수 있습니다.

경비 지출 관리 👉 지급요청 관리

볼타의 주요 기능들은 대행사들이 직면하는 반복적이고 복잡한 세금계산서 발행 업무와 매출, 매입 및 경비 지출 관리의 부담을 효과적으로 줄여줍니다.
이로 인해 대행사에서는 거래처에 대한 개별 작업을 최소화하고, 정보 입력 및 수정 등을 간단하게 작업하여 실시간으로 자금 흐름을 한눈에 파악할 수 있게 됩니다.
또한, 예약 발행, 발행 정보 요청서, 지급요청 관리와 같은 핵심 기능들은 금융 사고를 예방하고, 업무 누락이나 지연 발행으로 인한 불이익을 방지해 안정적인 운영을 도와줍니다.

결과적으로, 볼타를 통해 대행사는 관리 업무의 효율성을 극대화하여 반복적인 업무 부담을 줄이고, 핵심 비즈니스에 집중해 더 높은 성과를 이끌어 낼 수 있게 되는데요.
이를 통해 더욱 스마트한 운영을 실현하며, 지속 가능한 비즈니스 성장을 지원하는 든든한 파트너로서의 역할을 하게 됩니다.
회사 업무 프로세스에 볼타 서비스가 효용성이 있을지 고민하는 분들은 전 기능 무료체험 기간동안 체험해 보시고 결정해 보세요!

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