마케팅 대행사에서 세금계산서와 매출 관리 업무량을 1/10으로 줄인 비결

엘리펀트컴퍼니에서 업무량을 1/10으로 줄인 볼타 사용 인터뷰

왜 엘리펀트컴퍼니는 홈택스도, 경리나라도 아닌 볼타를 선택했을까요?

엘리펀트컴퍼니는 B2B 기업을 대상으로 콘텐츠 그로스 마케팅을 통해 더 원활한 리드 확보를 돕는 마테크(Marketing Tech) 기업입니다.
SEO 전문 지식을 기반으로 콘텐츠를 작성하고, 기존의 측정하지 못한 콘텐츠 성과를 측정해서 콘텐츠가 가진 그로스 적 측면을 보여주고 있는 회사이죠.

Q. 안녕하세요. 대표님을 소개해 주실 수 있나요?

안녕하세요! 볼타 고객사 엘리펀트 컴퍼니 김예지입니다.

엘리펀트 컴퍼니는 마테크 스타트업으로 B2B 고객사들이 그로스 마케팅 파트너십을 통해서 알맞은 고객들이 자연스럽게 홈페이지의 유입과 서비스 인지, 리드가 확보되도록 하고 있습니다.

저희는 모든 거래가 기업과 진행되다 보니, 주기적으로 매출 세금계산서 발행이 이뤄지고 있는데요. 볼타를 사용하면서 기존의 반복적인 계산서 업무는 사라지고, 고객사의 성장에 더욱 집중할 수 있게 됐습니다.

Q. 볼타를 도입하게 된 계기는 무엇인가요?

엘리펀트컴퍼니는 조직 규모가 아직 작습니다. 그렇다 보니 업무 효율이 굉장히 중요한 조직이죠.
매출 관리를 효율적으로 하기 위해 엑셀로 계산서 발행 항목을 정리 해보고, 경리나라 라는 서비스를 도입하기도 했는데요.

하지만, 매출 관리는 기본적으로 세금계산서 발행 업무와 직결되어 있어서, 계산서 발행에 드는 업무 시간을 줄이는 게 큰 숙제였어요. 볼타는 세금계산서 업무에 있어서 편의성이 높기에 볼타를 통해서 매출과 직결된 세금계산서 발행 업무와 매출 대금 일정 관리에 효율성을 높일 수 있을 거로 생각해 도입하게 됐습니다.

특히 엘리펀트컴퍼니의 매출 관리는 대표인 제가 직접 하고 있는데, 매 계약 이후 주기적으로 세금계산서를 발행하는 업무가 발생합니다. 그리고 각 고객사 일정에 맞춰 계산서를 발행하다 보니, 세금계산서 발행을 위해 기존 업무를 멈추게 되는 일들이 많았고, 이 부분을 효율적으로 처리하고 싶었습니다.

Q.볼타 도입 전에는 매출 계산서 업무를 어떻게 하셨나요?

엘리펀트컴퍼니에서는 매출 계산서 업무를 초기에는 홈택스로, 그 후에는 경리나라로 진행했었어요.

홈택스로 발행 시에는 고객사마다 다른 공급 일자, 발행 일자, 품목, 비고란의 내용이 다르기에 모두 엑셀로 계약 사항을 관리했어요. 그리고 기일에 맞춰서 홈택스에서 수시로 계산서를 발행했죠.

사업 초기에는 고객사가 적어서 큰 문제가 없었지만, 고객사가 늘어나면서 매번 계약 내용을 확인하고 계산서를 발행하는 업무가 굉장히 소모적으로 느꼈습니다.

특히 홈택스는 굉장히 불편한 경험이 많았는데, 매번 법인 공동인증서를 통한 인증과 맥 OS로 이용이 어려운 점이 있었습니다. 그래서 세금계산서 발행을 위한 Window 노트북을 별도로 구비하고 있었어요.

Q.홈택스 이후 사용한 경리나라는 어땠나요?

cc.경리나라

홈택스를 사용하다가 매출 관리를 위해 사용한 경리나라는 홈택스보다는 더 나았어요.
경리나라는 설치형 솔루션으로 많은 기능을 제공하는 점은 좋았습니다. 하지만, 너무 많은 기능으로 로딩 속도가 너무 느렸고, 로그인 후 기존 내역이 바로 보이지 않은 점이 있었어요.

접속마다 계산서 및 주요 거래 내역을 수동으로 업데이트하는 불편함이 업무의 효율성을 낮췄습니다. 게다가 경리나라는 기능이 많다보니 서비스 가격도 저렴하지 않은 편인데요. 엘리펀트 컴퍼니는 조직 규모나 B2B 업종 특성에 맞지 않는 경리나라의 부가 기능 비용을 지불하다 보니, 비용 대비 효용을 잘 느끼진 못했어요.

Q.세금계산서 SaaS 볼타는 어떤 점이 달랐나요?

볼타를 도입하면서 업무 효율이 대폭 개선됐는데요. 크게 3가지 관점에서 업무 효율 개선이 있었어요.

👍 매출 세금계산서 발행 업무의 감소

매출 세금계산서 발행 업무가 1/10로 줄어들었어요.
엘리펀트 컴퍼니는 계약에 따라 선금, 잔금으로 계산서를 나눠 발행하거나, 월별로 청구하고 있어요. 이전에는 매월 고객사별로 세금계산서 발행을 했지만, 지금은 고객사 체결 시점에 볼타에 세금계산서를 미리 세팅해 두고 있어요. 예약 발행이기에 이후는 전혀 신경쓰지 않아도 될 정도로 편하게 사용하고 있습니다.

👍 커뮤니케이션 감소와 업무 소통의 향상

그리고 매출 세금계산서를 발행할 때 이메일로 고객사의 정보와 관련 파일을 요청하곤 했는데, 볼타의 발행 정보 요청을 통해서 커뮤니케이션이 많이 줄어들었어요. 처음 고객사와 거래할 때, 필요한 필수 정보와 입금 정보 파일을 첨부해서 세금계산서 정보 요청을 진행하고 있어요.

그러면 고객사에서도 회사 이름과 대표자 성함, 사업자등록번호 등 고객사 정보를 직접 입력해서 전달 주면 저희는 승인만 누르면 세금계산서 발행이 완료되니 불필요한 소통 없이 계산서 업무를 진행할 수 있어요.

👍 카카오톡 알림을 통한 매출 대금 관리

매출 관리 업무는 계산서를 발행하고 대금이 입금되기까지 끝나지 않는 업무인데요. 볼타에서는 계산서를 발행하면서 입금 예정일을 기재할 수 있고, 고객사 담당자에게 해당 내용을 카카오톡으로 한 번 더 리마인드 할 수 있습니다.

B2B 거래 시, 수금 일정 안내하는 일은 담당자로서 매우 조심스러운 영역이기도 한데요. 알림 톡으로 양측 모두 껄끄러운 커뮤니케이션을 하지 않아도 되어 좋았어요.

그 외에도 맥 OS에서 이용할 수 있는 데다가, 웹 로그인 기반으로 계산서 관련 업무가 가능한 점 등 실무자 입장에서 볼타 통한 업무 경험이 너무 좋습니다!

Q. 비즈니스가 성장 하면서 더 자주 사용할 것 같은 기능도 있나요?

엘리펀트컴퍼니도 조직 규모가 커지면서, 주요 업무는 담당자에게 위임하고 있는데요. 볼타의 권한 설정 기능을 활용해 매출 계산서를 발행하고 관리하는 업무를 위임할 예정이에요.

홈택스나 경리나라를 사용했을 때는, 법인 공동인증서를 담당자에게 공유해야 하므로 위임할 수 없는 경우도 있었는데요. 볼타에서는 최초 법인 공동인증서를 등록만 해두면, 담당자가 로그인하여 해당 업무를 수행할 수 있기 때문에 업무 위임과 관리가 편리해질 거라 기대합니다.

Q. 볼타 도입을 추천하는 고객군이 있나요?

고객사 요청에 따라 계산서 커스텀이 필요한 B2B 업종이라면 추천해 드려요. 특히, 반복적인 세금계산서 발행이나, 일정에 따른 계산서를 분할 발행하는 거래에서 볼타는 큰 도움이 됩니다. 이 부분은 거의 모든 B2B 거래에서 겪는 문제일 거예요.

물론 매월 계산서를 2~3회 이상 발행한다면, 조직 규모나 업종 상관없이 바로 서비스의 효용을 확인할 수 있을 거예요.

엘리펀트 컴퍼니의 추천사

B2B 거래의 경우 한 건 한 건의 계약이 너무 중요합니다. 계약 체결 시점에 유관한 업무들을 빠르게, 문제없이 마무리하는 게 B2B 기업 성장의 핵심이라고도 생각합니다. 소중한 고객사와 계약을 마무리했다면, 계산서 발행과 같은 반복적이고 소모적인 업무는 볼타로 해결하고, 진짜 중요한 고객사와의 업무를 수행하는 데 집중해 보세요!

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