공급자에게 세금계산서를 요청하려고 할 때 가장 먼저 막히는 부분이 있습니다.
“정확히 어떤 정보를 넘겨야 하지?”, “필수 항목이 뭐였지?”
거래는 끝났는데 요청 과정에서 정보가 부족하거나 잘못 전달되면 발행이 지연되거나, 다시 수정 발행을 요청해야 하는 상황이 생길 수 있습니다. 그렇기 때문에 세금계산서 필요 정보를 미리 체크해 두면 실수를 크게 줄일 수 있습니다.
이번 글에서는 발행 요청 시 전달해야 하는 핵심 정보, 세금계산서 필요적 기재사항, 요청해도 제때 발행되지 않을 때 활용할 역발행 방식까지 정리해 드립니다.
1. 공급자에게 발행 요청할 때, 어떤 정보를 전달해야 하나요?
세금계산서는 정해진 필수 항목을 기준으로 작성되기 때문에 공급자에게 아래 항목을 먼저 전달해야 합니다.
공급자에게 전달해야 하는 기본 정보
거래 일자
공급가액 및 부가세
공급받는자 정보(사업자등록번호, 상호 등)
이 정보를 정확히 전달해야 공급자가 작성 과정에서 착오 없이 발행할 수 있습니다.
특히 사업자등록번호, 공급가액, 세액은 잘못되면 수정 발행이 필요하기 때문에 꼼꼼히 체크 후에 보내시는 걸 추천드립니다.
2. 헷갈린다면, ‘필요적 기재사항’만 먼저 확인하세요
세금계산서에는 반드시 들어가야 하는 항목이 있습니다. 이를 필요적 기재사항이라고 하며, 국세청 기준은 다음과 같습니다.
세금계산서 필요적 기재사항(국세청 기준)
공급자 사업자등록번호
공급자 상호 또는 성명
공급받는자 사업자등록번호
작성연월일
공급가액
부가가치세액
이 6가지 항목은 누락되면 세금계산서 효력 자체에 문제가 생기고, 매입세액 공제에도 영향을 줄 수 있습니다.
자세한 기준은 아래에서 확인할 수 있습니다.
👉 세금계산서 필요적 기재사항, 오류 줄이는 방법 - 세금계산서 업무를 더 쉽게, 볼타
발행 요청 전에 위 항목만 미리 체크해도, 불필요한 수정 발행을 대부분 예방할 수 있습니다.
3. 메일로 요청했는데, 발행이 늦어진다면?
‘역발행’이 가장 현실적인 해결책입니다
어떤 경우에는 공급자에게 요청해도 바로 발행되지 않는 경우가 많습니다.
예를 들면
담당자 확인이 늦어지는 경우
담당자가 자리를 비워 발행 자체가 지연되는 경우
공급자가 세금계산서 발행 시스템에 익숙하지 않은 경우
이런 상황이 반복되면 기한 내 발행이 어려워지고, 공급받는자 입장에서는 지연·누락 위험이 커집니다.
이럴 때 활용할 수 있는 방식이 바로 역발행(공급받는자가 먼저 요청하여 공급자가 승인하는 방식)입니다.
4. 볼타에서는 역발행 요청이 더 빠르게 처리됩니다
일반적인 역발행은 공급자가 서비스에 로그인해야 하고, 인증 절차까지 거쳐야 하기 때문에 잘 사용되지 않곤 했습니다.
그러나 볼타는 이 과정을 크게 단축했습니다.
볼타 역발행 요청 방식의 장점
공급자는 메일로 전달된 링크에서 공동인증서 승인만 하면 즉시 발행 처리
반복 거래처라면 인증서 한 번만 등록하면 이후는 메일 버튼 클릭만으로 발행
공급받는자는 필요한 정보를 입력해 요청만 하면 흐름이 자동으로 이어짐
즉, 공급자가 시스템에 익숙하지 않아도 메일에서 한 번의 승인으로 발행이 끝나는 구조입니다.
발행 지연으로 스트레스 받았던 상황을 효과적으로 해결할 수 있습니다.
5. 발행 요청부터 처리까지 확실하게 관리하고 싶다면?
세금계산서 발행 요청은 필요한 정보가 하나라도 잘못 전달되어도 추가 확인이 필요해지고, 요청 시점과 실제 발행 시점이 어긋날 수 있습니다. 필수 정보를 정확히 확인해 전달하는 것만으로도 실수를 줄일 수 있지만, 전체 과정을 일관되게 관리하려면 자동화된 도구를 활용하는 것이 가장 효율적입니다.
볼타에서는 아래 기능을 제공합니다.
발행 요청(역발행)
메일 기반 승인
매달 반복되는 거래 건은 반복 발행 기능으로 발행 자동화
필요한 정보를 정확히 전달하고, 발행 요청이 지연될 때는 역발행으로 해결해 보세요