B2B 마케팅 에이전시, 엘리펀트컴퍼니에서 세금계산서 발행과 매출 관리 업무량을 줄인 방법
엘리펀트컴퍼니는 데이터에 기반한 콘텐츠 전략과 측정 가능한 마케팅으로 B2B 비즈니스를 폭발적으로 성장시키는 B2B 마케팅 에이전시입니다.
다년간 쌓인 성공 경험으로 풀 퍼널 콘텐츠 전략을 설계하는 팀이죠.
Q. 안녕하세요 대표님! 간단한 소개 부탁드립니다.
안녕하세요, B2B 마케팅 에이전시 엘리펀트컴퍼니의 김예지입니다.
엘리펀트컴퍼니는 비즈니스 성장 파트너로서 B2B 고객사들이 그로스 마케팅 파트너십을 통해 각 상황에 맞는 전략을 통해 홈페이지 유입과 서비스 인지, 최종 리드 확보까지 그 과정을 함께 그리고 있습니다.
저희는 B2B 거래가 주이다 보니, 매달 매출 세금계산서 발행을 하고 있는데요, 볼타를 사용하면서 매 달 똑같이 반복되는 업무는 사라지고 고객사 성장을 돕는 데에 집중할 수 있게 되었습니다.
Q. 볼타를 처음 도입하게 된 이유는 무엇인가요?
엘리펀트컴퍼니는 아직 조직 규모가 작은 팀이에요. 그래서 더더욱 업무 효율성이 중요한 팀이죠. 매출관리를 체계적으로 하기 위해서 엑셀로 세금계산서 발행 목록을 정리하고, 경리나라라는 서비스를 도입해서 사용해 보기도 했었어요.
매출 관리는 기본적으로 세금계산서 발행 업무랑 직접적인 연결이 되어 있다 보니 세금계산서 업무 시간을 줄이는 게 가장 큰 숙제였어요. 매달 매출이 늘어나는 건 기쁜 일이지만 그만큼 발행과 관리에 들어가는 업무 시간이 늘어나다 보니 그 부분을 줄이는 게 중요하더라구요.
엘리펀트컴퍼니 매출 관리는 대표인 제가 직접 하고 있는데, 에이전시이다 보니 매달 계약 건마다 주기적으로 세금계산서 발행해야하는 스케줄이 추가됩니다. 그리고 고객사 별 요청하시는 일정에 맞춰 계산서를 발행해야 하다 보니, 평소 업무를 하다가도 세금계산서 발행을 위해 잠깐 업무를 중단하고 홈택스에 들어가서 처리하곤 했었어요.
이런 부분을 효율적으로 하기 위해서 세금계산서 발행, 관리 서비스 볼타를 도입하게 되었습니다.
Q. 볼타 서비스를 도입하기 전에 세금계산서 업무를 어떻게 처리하셨나요?
사업 초기에는 홈택스로 발행했고, 그 이후에는 경리나라로 처리했어요.
홈택스로 발행할 때는 고객사마다 공급 일자, 발행 일자, 품목, 비고란 등의 내용이 각자 다르기 때문에 엑셀로 계약사항을 정리해 두고, 발행 때마다 엑셀을 확인하고 발행했죠. 초기엔 고객사가 많지 않아서 문제가 발생하지 않았는데, 고객사가 많아지다 보니 매번 계약 사항을 체크하고 발행해야 하는 부분이 업무 시간을 많이 빼앗게 되더라구요.
홈택스로 세금계산서 발행해 본 분들은 공감하시겠지만, 홈택스로 발행하는 건 불편한 점이 너무 많더라구요. 매번 공동인증서로 인증 로그인을 해야 하고, 맥 OS로는 접근이 어렵다 보니 회사에 세금계산서 발행만을 위한 Window 노트북을 따로 구비해 둬야 했어요.
Q. 경리나라를 도입하셨다고 했는데, 도입 경험이 어떠셨나요?
홈택스만 사용하다가 경리나라를 넘어와서 매출 관리를 할 때엔 홈택스보다 사용성이 훨씬 좋았어요. 경리나라는 설치형 솔루션이고 다양한 기능을 제공하더라구요.
다만, 기능이 많은 만큼 로딩 속도가 느렸고 로그인 후에 기존 내역이 바로 보이지 않는다는 점이 조금 아쉽게 느껴졌어요.
매번 세금계산서랑 주요 거래 내역을 수동으로 업데이트 해야하고 많은 기능을 제공하는 만큼 가격대가 높다 보니 현 조직 규모 대비 비용 적인 효용가치를 느끼기가 어렵긴 했습니다.
Q. 세금계산서 간편 발행 서비스 볼타는 어떤 점이 달랐나요?
볼타를 사용하면서 세금계산서와 매출 관리 업무 효율이 개선되었는데요, 크게 3가지 부분에서 가치를 느꼈어요.
매출 세금계산서 발행 업무 시간 감소
기존 대비 발행 관련 업무 시간이 1/10로 줄었어요.
마케팅 에이전시다보니 계약 건마다 선금, 잔금으로 계산서를 나눠 발행하거나 월별 청구하는 경우가 있는데요, 이전에는 매달 고객사 일정에 맞춰 세금계산서 발행을 했지만 계약 체결 후에 바로 볼타에 세금계산서 발행 일정을 예약발행 셋팅해 두고 있어요. 일정에 맞춰 예약을 걸어두면 계약 후에 세금계산서 관련은 신경 안써도 되다보니 업무 중간에 홈택스 들어가거나 하는 불편함이 크게 줄었습니다.불필요한 커뮤니케이션 감소
볼타 발행정보 요청서 세금계산서 발행을 할 때마다 이메일로 고객사 정보와 파일을 요청드리곤 했는데, 볼타의 ‘발행정보 요청서’ 기능을 써보고 나서부턴 관련 커뮤니케이션이 많이 줄었어요.
처음 고객사와 거래할 때 관련 정보와 입금 관련 파일을 첨부해서 세금계산서 정보 요청서를 드리니 서로 이메일로 따로 주고받을 필요없이 한번에 끝나더라구요.
고객사에서도 세금계산서 발행에 필요한 정보를 직접 입력해 주시고, 저는 볼타에서 승인만 누르면 바로 발행되니 업무가 정말 간편해 졌어요.카카오톡 알림톡으로 매출 대금 관리
볼타 카카오톡 알림톡 매출 관리는 세금계산서 발행 후에도 입금이 될 때까지 신경써야 하는 연장선이죠.
볼타에서 세금계산서 발행을 하면 담당자에게 카카오톡으로 알림을 보낼 수 있으니 거래처에서 놓치지 않고 바로 확인하시더라구요.
아무래도 메일은 바로바로 확인하지 않다보니 밀리거나 놓치는 경우가 간혹 있는데, 볼타에서는 알림톡이 가능하니 따로 연락드리지 않아도 되서 부담이 적어졌어요.
이 외에도 마케팅 업무를 주로 하는 저한텐 맥 OS로 업무하면서 맥으로도 로그인 가능한 볼타 세금계산서 업무까지 바로 할 수 있어서 여러모로 만족하고 있습니다!
Q. 기업 규모가 더 커진다면 더 자주 사용하게 될 거 같은 기능도 있나요?
저희도 조직 규모가 점점 커지는 단계에 있다 보니, 주요 업무는 담당자에게 위임하고 있어요. 볼타에서도 권한 별로 접근 기능을 설정해서 세금계산서 발행, 관리 업무를 담당자에게 위임할 예정이에요.
홈택스나 경리나라를 사용할 때는 법인 공동인증서를 담당자에게 공유해야만 사용할 수 있다보니 관련 업무를 요청하기가 어려웠는데, 볼타에서는 공동인증서 첫 1회 등록만 해두면 이후엔 로그인만으로 업무 처리가 가능해서 바로 권한을 줄 수 있더라구요.
Q. 어떤 기업에게 볼타 도입을 추천하고 싶으신가요?
고객사 요청에 따라 세금계산서 커스텀이 필요한 경우 꼭 볼타를 도입해 보시길 추천드려요! 특히, 매달 반복되는 세금계산서 발행 건이 있거나 분할 발행하는 경우가 있다면 볼타 예약발행, 반복발행 기능을 적극 추천 드립니다.
최소 월 3건 이상 세금계산서 발행을 한다면 볼타 서비스 가치를 바로 느끼실 거예요.
엘리펀트컴퍼니의 추천사
B2B 거래의 경우 거래 건마다 기업 간의 신뢰가 기반되기 때문에 세금계산서 발행 업무가 중요합니다. 계약 시점에 관련 업무를 문제없이 처리하는 것 또한 기업 성장의 핵심이라고 생각합니다. 긴 기간을 들여 계약이 진행되었다면, 계산서 발행과 같은 반복적이고 소모적인 업무는 볼타로 빠르게 설정하고, 진짜 중요한 고객사와의 업무를 수행하는데 집중해 보세요!
