영업팀과 재무팀 사이에서 자주 발생하는 병목은 업무를 누가 더 많이 하느냐의 문제가 아닙니다.
실제로는 세금계산서 발행 요청부터 승인, 입금 확인까지의 과정에서 굳이 메일과 메신저를 여러 번 오가야 한다는 점이 가장 큰 부담으로 작용합니다.
“이 건 발행됐나요?”, “입금 확인 부탁드려요.” 같은 메시지가 반복된다면, 이미 협업 과정이 사람 중심으로 흘러가고 있다는 신호일 수 있습니다.
이 글에서는 영업팀과 재무팀이 서로에게 계속 묻지 않아도 되는 세금계산서 업무 협업 방법을 알려드립니다.
메일과 메신저에 의존하는 세금계산서 처리의 한계
대부분의 기업에서 세금계산서 발행 요청은 메신저나 이메일로 이루어집니다.
영업팀이 거래처 정보를 전달하고, 재무팀은 이를 다시 확인해 발행하는 구조입니다. 이 과정에서 정보가 누락되거나 잘못 전달되면 추가 확인이 필요해지고, 자연스럽게 메시지는 늘어납니다.
입금 확인도 마찬가지입니다. 법인 계좌는 재무팀만 확인할 수 있는 경우가 많다 보니, 영업팀은 수금 여부를 알기 위해 재무팀에 문의할 수밖에 없습니다. 재무팀은 그때마다 업무를 멈추고 확인해야 하고, 작은 문의가 쌓이면서 집중도가 떨어집니다.
이런 상황은 개인의 문제라기보다, 세금계산서 처리와 입금 확인이 시스템 안에서 이어지지 않기 때문에 발생합니다.
볼타에서 세금계산서 발행 요청과 승인 처리 방식
볼타에서는 세금계산서 처리 과정이 메일과 메신저를 거치지 않습니다. 영업팀은 거래처 기준으로 전자세금계산서 발행을 요청하고, 필요한 정보만 입력해 시스템에 올리면 됩니다.
재무팀은 영업팀이 요청한 내용을 볼타에서 확인한 뒤 승인만 진행합니다.
승인 처리 이후에만 전자세금계산서가 최종 발행되기 때문에, 발행 통제와 공동인증서 관리 기준은 재무팀 중심으로 유지됩니다. 영업팀이 직접 발행을 진행하지 않아도 되는 구조입니다.
요청과 승인 과정이 모두 기록으로 남기 때문에, 누가 언제 어떤 내용으로 요청했고 언제 승인되었는지도 한눈에 확인할 수 있습니다.
입출금 내역 자동 매칭으로 처리 현황까지 한 번에 확인
여기에 법인 계좌 입출금 내역을 자동으로 매칭해 두면, 발행된 전자세금계산서가 실제로 입금까지 완료되었는지도 함께 확인할 수 있습니다. 별도로 엑셀을 내려받아 대조하거나, 수금 여부를 다시 공유할 필요가 없습니다.
영업팀은 본인이 요청한 세금계산서의 발행 상태와 입금 여부를 시스템 안에서 직접 확인할 수 있고, 재무팀은 입금 확인 요청에 응대하느라 업무를 중단하지 않아도 됩니다.
이렇게 되면 “입금 확인됐나요?” 같은 메시지는 자연스럽게 줄어듭니다. 확인을 위해 서로에게 물어보는 과정 자체가 필요 없어지기 때문입니다.
서로 묻지 않아도 되는 협업 환경
볼타는 영업팀과 재무팀이 정산을 함께 처리하도록 만드는 서비스가 아닙니다. 대신, 세금계산서 발행 요청부터 승인, 입금 확인까지의 과정을 하나의 시스템 안에서 이어지게 만들어 줍니다.
그 결과 영업팀은 거래처 관리와 영업 활동에, 재무팀은 승인과 관리에 집중할 수 있습니다. 같은 정보를 두고 메일과 메신저를 오가던 방식에서 벗어나, 각자의 업무 환경에서 필요한 정보만 확인하는 협업 방식으로 정리됩니다.
세금계산서 처리 과정에서 반복적인 확인과 커뮤니케이션이 부담으로 느껴진다면, 지금의 방식이 사람에게 의존하고 있는 것은 아닌지 점검해 볼 시점입니다. 볼타에서는 이 과정을 시스템으로 정리해, 불필요한 메시지를 줄이고 업무 집중도를 높일 수 있습니다.