국세청(홈택스)에서 전자(세금)계산서를 발급(전자서명)하려면 사업자범용, 전자세금계산서용, ASP용 공동인증서 중 하나가 필요하고, 공동인증서 발급이 어려우면 세무서에서 보안카드를 받아 이용할 수 있다. 조회에 쓰는 인증 수단은 홈택스에서 따로 확인이 필요하다. 실제 조회·신고 업무는 국세청 공식 사이트가 아니라 홈택스에서 처리하므로 홈택스 로그인부터 시작한다. 홈택스에서 직접 발급한 전자(세금)계산서는 발급과 동시에 국세청에 전송되어 바로 조회할 수 있지만, 다른 사이트에서 발급했거나 타인이 보낸 건은 전송 여부에 따라 조회 시점이 달라질 수 있다. 발급보류건은 [계산서·영수증·카드] > [전자(세금)계산서 발급] > [발급 보류/예정 목록 조회] > [전자(세금)계산서 발급 보류목록 조회] 경로에서 따로 확인해야 한다.
국세청 세금계산서 조회 전에 준비할 것
전자(세금)계산서 발급(전자서명)에는 공동인증서가 필요하다. 사업자범용 공동인증서, 전자세금계산서용 공동인증서, ASP용 공동인증서 중 하나면 되므로, 회사에서 이미 쓰고 있는 인증서가 있는지 먼저 확인하는 것이 좋다. 조회만 할 때 어떤 인증 수단을 쓸 수 있는지는 홈택스에서 별도로 확인이 필요하다. 공동인증서 발급이 당장 어렵다면 관할 세무서에서 보안카드를 발급받아 대신 이용할 수 있다는 점도 공식 안내에 나와 있다.
국세청 공식 사이트에는 전자세금계산서 발급, 사업자상태조회, 민원증명발급 같은 메뉴가 자주찾는 서비스로 안내되어 있지만, 실제 조회와 신고 업무 화면은 홈택스에서 열린다. 그래서 국세청 사이트에서 바로가기 메뉴를 눌러 홈택스로 이동하는 절차를 미리 익혀두면 당일 조회가 훨씬 수월하다. 또한 조회 대상이 본인 사업자번호가 아니라 거래 상대방의 발급 내역이라면, 조회에 필요한 기본 정보(공급자·공급받는자 사업자등록번호, 작성일자, 공급가액, 승인번호)를 미리 정리해두어야 한다.
세금계산서에는 공급하는 사업자의 등록번호와 성명, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일 등의 필수 기재사항이 들어간다. 조회 화면에서 이 항목들이 실제 거래 내용과 일치하는지 대조할 수 있도록, 계약서나 거래명세서 같은 원본 자료를 함께 준비해두는 것이 실수를 줄이는 방법이다.
단계별 확인 항목
국세청 공식 사이트의 바로가기 메뉴로 홈택스에 접속해 로그인한다. 로그인에 쓸 수 있는 인증 수단(공동인증서, 보안카드 등)의 범위는 홈택스에서 확인이 필요하다.
홈택스에서 전자(세금)계산서의 월별·분기별 목록과 합계표를 조회한다(정확한 메뉴명은 홈택스 화면에서 확인 필요). 홈택스에서 직접 발급한 건은 발급과 동시에 국세청으로 전송되어 바로 조회되므로 날짜와 건수가 맞는지 먼저 본다.
조회 목록에 보여야 할 건이 보이지 않으면 [발급 보류/예정 목록 조회] > [전자(세금)계산서 발급 보류목록 조회] 화면을 확인한다. 보류 상태인지, 발급 자체가 안 된 것인지 여기서 구분한다.
거래 상대방이 발급한 건을 확인해야 한다면 '제3자 전자(세금)계산서 조회' 화면에서 승인번호, 공급자·공급받는자 사업자등록번호, 공급가액, 작성일자를 입력해 국세청 전송 여부를 직접 조회한다.
조회된 세금계산서의 공급자·공급받는자 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일이 실제 거래와 일치하는지 마지막으로 대조한다.
홈택스가 아닌 사이트(ASP 등)에서 발급한 전자(세금)계산서라도 국세청에 전송만 되었다면 홈택스 월별·분기별 목록과 합계표에서 함께 조회된다. 따라서 여러 발급 경로를 쓰는 회사라면 홈택스를 공통 조회 창구로 삼아 건수를 맞춰보는 방식이 효율적이다. 받은 계산서가 목록에 보이지 않는다면 국세청 안내에 나온 두 가지 원인을 먼저 의심한다. 매출자가 국세청에 전송하지 않았거나, 공급받는자의 등록번호를 잘못 적어 발급한 경우다. 이때는 '제3자 전자(세금)계산서 조회' 화면에서 승인번호, 공급자·공급받는자 사업자등록번호, 공급가액, 작성일자를 입력해 전송 여부를 확인할 수 있다. 직접 발급한 건이 보이지 않는다면 발급보류 상태일 수 있다. 홈택스 [계산서·영수증·카드] > [전자(세금)계산서 발급] > [발급 보류/예정 목록 조회] > [전자(세금)계산서 발급 보류목록 조회]에서 확인한다. 조회 과정에서 기재사항이 착오로 잘못 적힌 건을 발견했다면, 당초 발급건에 대해 음(-)의 세금계산서 1장과 정확한 세금계산서 1장을 발급해 수정한다. 재화가 환입된 경우에는 환입된 날을 작성일로 적고 비고란에 처음 세금계산서 작성일을 덧붙여 음의 표시로 수정세금계산서를 발급한다. 어떤 수정 사유에 해당하는지 판단이 애매하다면 세무 담당자나 국세청 상담을 통한 확인이 필요하다.
놓치기 쉬운 예외 상황
받은 전자(세금)계산서가 홈택스에서 조회되지 않는 대표적인 이유는 두 가지다. 매출자(발급자)가 국세청에 전송 자체를 하지 않았거나, 발급 시 공급받는자의 사업자등록번호나 주민등록번호를 잘못 기재한 경우다. 이 경우 수취자가 홈택스에서 할 수 있는 조치는 제한적이므로, 발급자에게 연락해 전송 여부와 등록번호 기재 내용을 먼저 확인해야 한다.
조회 중 세금계산서 내용에 오류를 발견했을 때 처리 방식은 사유에 따라 다르다. 재화가 환입된 경우에는 환입된 날을 작성일로 적고 비고란에 처음 세금계산서 작성일을 덧붙여 붉은색 글씨 또는 음의 표시로 수정세금계산서를 발급한다. 반면 기재사항이 착오로 잘못 적힌 경우에는 당초 발급건에 음(-)의 세금계산서 1장과 올바른 내용의 세금계산서 1장을 발급해 바로잡는다. 두 사유를 혼동하면 수정 처리 방식 자체가 달라지므로, 어떤 사유에 해당하는지 먼저 구분하고 판단이 애매하면 세무 대리인이나 관할 세무서에 확인이 필요하다.
거래 상대방의 사업자 상태가 궁금한 경우에는 세금계산서 조회 화면이 아니라 국세청 공식 사이트의 사업자상태조회 메뉴를 따로 확인해야 한다. 조회 과정에서 거래처 사업자등록번호가 휴폐업 상태로 뜬다면, 세금계산서 발급·수취 자체의 적법성을 다시 따져봐야 하므로 역시 확인이 필요한 영역이다.
자주 묻는 질문
발급보류건은 왜 생기고 어디서 확인하나
발급보류건은 홈택스 [계산서·영수증·카드] > [전자(세금)계산서 발급] > [발급 보류/예정 목록 조회] > [전자(세금)계산서 발급 보류목록 조회]에서 확인할 수 있다. 발생 사유는 거래 유형과 입력 조건에 따라 다를 수 있어 목록 화면에서 상태를 직접 확인하는 것이 가장 정확하다.
공동인증서가 없으면 조회 자체가 불가능한가
공동인증서 발급이 당장 어려운 경우에는 세무서에서 보안카드를 발급받아 이용할 수 있다. 다만 어떤 업무까지 보안카드로 처리 가능한지는 세무서 확인이 필요하다.
다른 발급 사이트에서 만든 세금계산서도 홈택스에서 보이나
홈택스가 아닌 사이트에서 발급했더라도 국세청에 전송된 경우라면 홈택스 월별·분기별 목록과 합계표에서 조회할 수 있다.
상대방이 보낸 세금계산서가 안 보이면 바로 수정 요청해야 하나
먼저 '제3자 전자(세금)계산서 조회' 화면에서 승인번호와 양쪽 사업자등록번호, 공급가액, 작성일자로 전송 여부를 확인한다. 전송이 안 됐거나 등록번호 기재 오류가 원인으로 확인되면 그때 발급자에게 재발급이나 전송을 요청하는 순서가 맞다.
환입과 기재 오류는 수정 방식이 왜 다른가
환입은 재화가 돌아온 날짜를 작성일로 쓰고 비고란에 원래 작성일을 덧붙이는 방식이고, 기재 오류는 당초 건을 음(-)으로 취소하고 올바른 내용으로 새로 발급하는 방식이다. 사유를 잘못 구분하면 수정세금계산서 자체가 다시 틀어질 수 있어 주의가 필요하다.
수정세금계산서 처리 사유가 애매하거나 세액에 영향을 주는 판단이 필요하면, 임의로 결정하지 말고 세무 대리인이나 관할 세무서에 확인하는 것이 안전하다.