매입 세금계산서를 정산 시점에 맞춰 수취해야 하거나, 거래 구조상 공급받는자가 발행을 주도해야 하는 경우 역발행은 효율적인 방식입니다.
다만 역발행은 거래처, 즉 공급자가 공동인증서를 통해 승인해야만 최종 발행이 완료되는 구조이기 때문에, 승인 절차가 복잡할 경우 거래처에게 요청하기 어려운 상황이 생길 수 있습니다.
그래서 세금계산서 역발행을 검토할 때 가장 먼저 고민하게 되는 부분은 거래처에게 승인을 어떻게 요청할 것인가입니다.
정발행에 익숙한 거래처의 입장에서는 ‘역발행’이라는 구조 자체가 낯설 수 있고, 승인 과정에서 공동인증서 로그인이 필요하다는 점도 부담으로 작용할 수 있습니다.
그렇기 때문에 역발행을 제공하는 서비스를 찾을 때 가장 고려되는 부분이 거래처가 얼마나 쉽고 빠르게 승인할 수 있는 구조인지입니다.
1. 역발행 세금계산서, 왜 필요할까요?
역발행 세금계산서는 공급받는 자가 정보를 기입해 승인 요청을 보내고, 이를 받은 공급자가 확인 후 승인을 하면 최종적으로 세금계산서가 발행됩니다. 이는 기존의 정발행 방식과는 정반대의 흐름을 가집니다.
1-1. 정산 시점, 안전성 확보
기업에서 역발행으로 처리하고자 하는 이유는 매입 세금계산서의 수취 시점을 기업의 일정에 맞춰 관리할 수 있기 때문입니다.
공급자의 발행을 마냥 기다리다 보면 마감 기한이 임박해 서두르게 되거나, 누락이 발생하여 세무 리스크를 안게 되는 상황이 벌어지기도 합니다. 역발행으로 처리하게 되면 정해진 날짜에 정확한 데이터를 바탕으로 세금계산서를 확보할 수 있어, 월간 결산이나 분기별 부가세 신고 일정에 무리 없이 처리할 수 있게 됩니다.
1-2. 복잡한 유통 구조에서의 데이터 정합성 유지
대규모 플랫폼 비즈니스나 수많은 공급업체와 연결된 유통 기업의 경우, 각기 다른 방식으로 들어오는 세금계산서를 일일이 검수하는 것은 불가능에 가깝습니다. 이때 공급받는 자가 주도권을 가지고 세금계산서 역발행으로 처리하게 되면, 기업 내부의 정산 데이터에 맞게끔 매입 세금계산서를 확보할 수 있게 됩니다. 이 방식은 관리 비용을 획기적으로 절감하는 효과를 가져옵니다.
2. 기존 역발행 승인 방식의 한계
기존 역발행 승인 방식에서는 공급자가 역발행 세금계산서가 발행된 메일을 확인한 뒤, 공동인증서 로그인을 완료해야만 최종 승인과 발행이 가능합니다.
인증서 선택과 비밀번호 입력까지 거쳐야 하다 보니, 승인 처리를 위해 PC로 확인해야만 합니다.
외근 중이거나 자리를 비운 경우에는 승인 시점을 놓치기 쉽고, 그만큼 세금계산서 발행 일정도 밀리게 됩니다.
3.역발행에서 승인 간편성이 중요해지는 이유
역발행을 요청하는 순간부터, 거래처에게 승인을 요청하고 그에 대한 설명을 하는 과정이 복잡할 수 밖에 없습니다.
정발행에 익숙한 거래처에게 역발행이라는 방식을 설명해야 하고, 승인을 위해 어떤 절차를 거쳐야 하는지도 함께 안내해야 하다 보니 역발행 요청 자체가 조심스러운 일이 되기도 합니다.
결국 역발행에서 가장 중요한 지점은 ‘발행 방식’이 아니라, 거래처가 이 요청을 얼마나 부담 없이 처리할 수 있느냐 입니다.
4. 볼타가 역발행 승인 방식을 바꾼 이유
볼타는 공급자와 공급받는자 모두가 쉽고 간편하게 처리할 수 있도록 승인 방식을 단순하게 만들었습니다.
구분 | 타사 서비스 | 볼타 |
|---|---|---|
공동인증서 로그인 여부 | 역발행 승인 시 공동인증서 로그인 필수 | 최초 1회 공동인증서 등록 이후 인증서 로그인 불필요 |
공동인증서 모바일 등록 가능 여부 | 모바일 환경에서 공동인증서 등록 불가 | 업계 최초, 모바일 환경에서도 공동인증서 등록 가능 |
공동인증서 인증 모듈 안정성 | 브라우저 보안 정책 변경 시 오류 발생 가능환경에 따라 인증 실패, 중단 사례 빈번 | 차세대 공동인증서 모듈 적용 브라우저·OS 환경 변화에도 안정적으로 작동 |
4-1. 최초 1회 등록으로 끝나는 원클릭 시스템
볼타에서는 거래처 담당자가 매번 인증서를 로그인 할 필요가 없습니다.
최초에 단 한 번만 공동인증서를 등록해두면, 이후부터는 볼타에서 보내는 승인 알림 메일 내의 버튼 하나만 클릭하면 즉시 발행이 완료됩니다. 번거로운 로그인 과정이 생략되어 거래처 담당자의 업무 방해를 최소화할 수 있습니다.
4-2. 업계 최초, 모바일 환경에서 가능한 공동인증서 등록
볼타에서는 업계 최초로 공동인증서 등록부터 최종 승인까지의 모든 프로세스를 모바일에서 처리할 수 있게끔 서비스를 제공하고 있습니다. PC가 없는 환경에서도 스마트폰만 있다면 이동 중에 즉시 처리가 가능합니다.
4-3. 기술적 안정성을 담보하는 차세대 인증 모듈
최근 브라우저 보안 정책이 강화되면서 기존 방식의 인증서 등록 과정에서 잦은 오류가 발생하고 있습니다.
볼타는 이러한 변화에 발맞춰 차세대 공동인증서 모듈을 적용했습니다. 어떤 브라우저 환경에서도 끊김 없는 사용자 경험을 제공하여, 기술적인 문제로 인해 업무가 중단되는 리스크를 차단했습니다.
5. 국내 유일, 모바일에서도 가능한 역발행 승인
볼타의 가장 큰 차별점은 공동인증서 등록을 모바일에서도 할 수 있다는 점입니다.
기존처럼 PC 앞에 앉아 인증서를 등록하지 않아도, 모바일 환경에서 바로 처리할 수 있습니다.
최근 브라우저 보안 정책 변화로 기존 공동인증서 등록 과정에서 오류나 중단을 겪는 사례가 늘고 있지만, 볼타는 차세대 공동인증서 모듈을 적용해 이러한 환경 변화에도 영향을 받지 않습니다.
공동인증서 등록부터 역발행 승인까지 모바일로 처리할 수 있는 방식은 볼타가 유일합니다.
외근 중이거나 이동 중인 거래처에게도 역발행을 요청할 수 있어, 승인 지연으로 다시 연락해야 하는 상황을 줄일 수 있습니다.
세금계산서 역발행은 자주 쓰는 방식은 아니지만, 필요할 때는 반드시 처리해야 하는 업무입니다. 그 과정에서 승인 요청과 설명이 복잡해질수록 담당자의 부담은 커질 수밖에 없습니다.
볼타는 역발행을 설명과 설득이 필요한 일이 아니라, 어떤 환경에서도 자연스럽게 처리할 수 있는 방식으로 만들고자 했습니다.
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