아직도 비용 입금 요청을 메신저나 이메일로 전달하고 계신가요?
지출결의서 양식 없이 구두나 채팅으로 처리하다 보면 승인 여부가 불분명해지고, 이체 요청이 누락되는 일이 반복됩니다.
특히 계좌번호 오기재로 인한 착오 송금이나, 승인된 줄 알았던 건이 실제로는 보류 상태였던 사례는 생각보다 자주 발생합니다.
지출결의서는 단순히 형식을 맞추기 위한 문서가 아니라, 회사의 현금 이동을 기록하고 통제하는 장치입니다.
언제, 어떤 사유로, 누구의 승인 하에 비용이 지급됐는지를 남기지 않으면 나중에 정산 과정에서 혼선이 생깁니다.
그럼에도 기존 지출결의서 양식은 항목이 많고 승인 단계가 복잡해 작성 자체가 부담으로 느껴지는 경우가 많습니다.
지출결의서 없이 비용을 처리하면 생기는 문제
지출 요청이 체계적으로 기록되지 않으면 다음과 같은 상황이 반복됩니다.
이체 요청 누락
승인 여부 혼선
계좌번호 오류로 인한 오지급
비용 발생 내역과 실제 지급 내역의 불일치
담당자 간 확인 메시지 증가
결국 문제는 ‘사람이 기억하고 확인하는 구조’에 의존하고 있다는 점입니다.
지출결의서 양식, 더 단순해질 수 있습니다.
볼타의 지급요청 관리 기능은 기존 지출결의서 양식의 핵심 구조는 유지하면서, 꼭 필요한 항목만 입력하도록 간소화했습니다.
실무자는 지급요청 탭에서 금액, 거래처, 지급 사유 등을 입력해 상신하면 되고, 회계 담당자는 승인 내역을 확인해 지급을 처리할 수 있습니다.
예금주 조회 기능이 자동으로 작동해 계좌 오류를 사전에 방지할 수 있으며, 매입 세금계산서를 연결해 비용 근거를 함께 관리할 수 있습니다.
승인된 내역과 이체 현황을 한 화면에서 확인할 수 있어 별도 정리 작업이 줄어듭니다.
슬랙 승인으로 속도까지 개선
슬랙 연동을 설정해 두면 지출결의서를 상신하는 즉시 승인 요청 알림이 슬랙으로 전송됩니다. 승인자는 슬랙 메시지 안에서 버튼 클릭만으로 승인 또는 거절을 바로 처리할 수 있습니다.
별도로 시스템에 접속해 확인할 필요가 없기 때문에 승인 속도가 빨라지고, 승인 누락 위험도 줄어듭니다. 승인 내역이 즉시 반영되므로 팀 내에서 동일한 정보를 공유할 수 있습니다.
그 결과 “확인 부탁드립니다” 같은 반복 메시지가 줄어들고, 비용 승인과 지급 과정이 자연스럽게 이어집니다.
비용 관리 방식이 달라지는 순간
지출결의서 작성, 승인, 지급 현황 확인이 각각 분리되어 있으면 업무가 늘어납니다. 반면 하나의 시스템 안에서 연결되면 기록은 남기면서도 처리 속도는 빨라집니다.
지급요청 관리와 슬랙 승인을 함께 활용하면 다음과 같은 변화가 생깁니다.
지출결의서 작성 시간 단축
승인 상태 실시간 공유
오지급 사고 예방
세금계산서와 비용 지급 내역 통합 관리
불필요한 커뮤니케이션 감소
지출결의서는 필요합니다. 다만 복잡할 필요는 없습니다. 기록은 명확하게 남기고, 승인과 협업은 더 빠르게 처리하는 구조가 비용 관리의 핵심입니다.
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