광고대행사가 겪는 관리 문제의 시작
광고대행사는 거래처가 늘어날수록 처리해야 하는 재무 업무도 늘어나는 구조입니다.
여러 광고주를 동시에 관리하면서 발행·입금 확인·미수금까지 각각 따로 챙겨야 하기 때문입니다.
인애드컴퍼니도 같은 상황을 겪고 있었습니다. 입금 내역을 확인하고 공유하는 업무가 특정 담당자에게 집중되어 있었고, 그 담당자가 퇴사한 이후에는 대표가 직접 모든 입금 흐름을 확인해야 하는 상태가 됐습니다.
"한 달 정도 직접 해보니까, 이건 계속 이렇게 하면 안 되겠다는 생각이 들었어요."
단순 확인 업무가 쌓이면서 중요한 판단보다 반복 작업에 시간이 계속 빠져나가는 구조가 만들어지고 있었습니다. 7년 차 광고대행사 인애드컴퍼니는, 결국 볼타를 선택했습니다.
김수만 대표를 만나 그 과정과 변화를 들었습니다.
Q. 안녕하세요, 인애드컴퍼니 소개 부탁드립니다.
온라인 마케팅 중심의 에이전시예요. 네이버·YouTube·SNS 기반의 온라인 캠페인을 기획하고 집행하는 게 주력이고, 광고주별로 다른 맞춤형 크리에이티브 전략을 설계하고 있어요.
저희 일하는 방식의 가장 큰 특징은 하나예요.
“두 명의 담당자가 PM과 SM으로 구성되어 처음부터 끝까지 책임지는 구조"입니다.
캠페인 기획부터 실행, 리포팅까지 두 사람이 분담하게 되고, 그 과정에서 발생하는 세금계산서 발행과 입금 확인 같은 재무 작업은 PM한명이 직접 관리하고 있습니다.
"PM 한 명이 세금계산서부터 정산까지 끝까지 맡는 구조라고 보시면 됩니다."
Q. 볼타는 어떻게 알게 되셨나요?
거래처 입금 내역을 관리하던 담당자가 퇴사하면서 계기가 됐어요.
그전까지는 그 직원이 입금 문자를 받으면 카톡방에 바로 공유해줬는데, 퇴사 이후 한 달 정도 제가 직접 해보니까 너무 힘든 거예요.
시간을 뺏기다 보니 중요 업무가 밀리게 되고, 이건 아니다 싶어 대안책을 마련해야겠다 싶더라구요.
그때부터 뭔가 방법을 찾기 시작했는데, 사실 그전까지는 전자세금계산서 발행 서비스 자체를 몰랐어요. 그러다 거래처에서 받은 세금계산서를 보니까 어떤 서비스로 발행됐는지 표시가 되어 있더라고요.
"아, 이런 서비스가 있구나 싶어서 그때부터 찾아보기 시작했어요."
여러 서비스를 비교해보면서 볼타를 알게 됐습니다.
Q. 여러 서비스 중에서 볼타를 선택한 이유는 무엇인가요?
가장 크게 느낀 건 사용하기 쉽고 간편하다는 점이었어요.
다른 서비스는 홈페이지에 처음 들어가는 순간부터 "이거 어려워서 못 쓰겠다"는 생각이 바로 들더라고요.
원하는 정보를 보려면 따로 메일 주고받고, 견적 받고, 권한 부여받는 과정이 필요한데, 볼타는 그냥 구글 계정으로 로그인하면 바로 시작됐어요.
그리고 저 혼자 쓰는 툴이 아니라 영업 담당자들이 각자 세금계산서 발행부터 입금 확인까지 직접 해야 하는 구조라, 누가 써도 금방 익힐 수 있어야 했어요. 실제로 팀원들한테 써보라고 했을 때도 어색한 부분을 제가 조금 잡아주는 정도로 충분했고, 생각보다 훨씬 빠르게 적응하더라고요.
"팀원 모두가 교육 없이 바로 쓸 수 있는 재무 툴이 필요했어요."
Q. 볼타 도입 전에는 어떤 방식으로 관리하고 계셨나요?
세금계산서는 영업담당자들이 직접 발행할 수 있도록 홈택스 전용 PC를 따로 마련해서 접근 권한을 줬어요. 입금 확인은 담당자 한 명이 입금 문자가 오면 팀 채팅방에 공유해주는 방식이었고요.
그런데 이 구조에서 항상 걸리는 게 보안이었어요.
홈택스 접근 권한을 주다 보니 매입처 정보나 거래 금액 내역 같은 것들이 보호받지 못하는 상태였거든요. 그 부분이 항상 걸렸어요.
Q. 그중에서 가장 부담이 컸던 부분은요?
입금 확인이었어요.
입금 문자가 오면 팀 카톡방에 올려주던 담당자가 있었는데, 그 친구가 퇴사하면서 제가 직접 하게 됐거든요.
한 달 정도 해보니까 너무 힘든 거예요.
단순 확인 업무인데 계속 시간이 쓰이고, 다른 일들은 자연스럽게 밀리고. 그때부터 방법을 찾아야겠다 싶었어요.
Q. 보안 측면에서도 변화가 있었나요?
많이 달라졌어요.
볼타에서는 담당자 별로 권한을 다르게 설정할 수 있거든요.
세금계산서 발행이나 입금 내역 확인처럼 본인 업무에 필요한 기능만 열어주고, 매입 정보나 다른 재무 데이터는 보이지 않게 설정할 수 있어요. 각자 오너십을 가지고 거래처 관리를 하되 불필요한 정보는 따로 보안처리가 되는 거죠.
회사 입장에서는 재무 정보를 보호할 수 있고, 담당자 입장에서도 자기 업무 범위 밖의 정보에 접근할 필요가 없어요.
양쪽 모두 보호받는 구조가 된 거예요.
Q. 볼타를 도입하고 가장 크게 달라진 점은 무엇인가요?
입금 확인을 따로 전달하지 않아도 되는 구조가 된 점이에요.
계좌를 연동해두면 각 담당자가 본인이 맡은 거래처 입금을 직접 확인할 수 있거든요.
은행 들어가서 보고, 다시 공유하고 이런 과정이 아예 없어졌어요.
대표 입장에서는 이런 반복 확인에 쓰던 시간이 없어진 게 가장 크게 느껴졌어요.
결국 모든 건 시간이거든요.
구성원 관리에 써야 하는 시간은 줄일수록 좋고, 그 시간을 더 중요한 데 쓸 수 있게 되는 거니까요.
Q. 미수금 관리 방식도 달라졌나요?
이전에는 세금계산서 확인하려면 홈택스, 입금 확인하려면 담당자한테 따로 물어봐야 했어요.
하나의 거래 상태를 파악하는 데도 여러 단계가 필요한 구조였죠. 지금은 한 화면에서 담당자별로 필터를 걸어 아직 입금 안 된 건들을 바로 추적할 수 있어요.
광고대행사는 같은 거래처라도 담당자가 다르고 파트별로 매출이 나뉘는 경우가 많아서, 이 구조가 특히 맞았어요.
Q. 실제로 사용하면서 인상적이었던 기능이 있다면요?
AI 매칭 기능이 가장 인상적이었어요.
"처음 나왔을 때 신기해서 하루 종일 눌러봤어요."
예전엔 홈택스랑 은행 내역을 따로 뽑아서 엑셀로 맞춰보는 게 당연한 과정이었는데, 그게 자동으로 "이 계산서랑 이 입금이 같은 건인 것 같아요"라고 연결해주는 거예요.
처음 보는 순간 이게 된다고? 싶었어요.
Q. 팀원들의 사용 방식에도 변화가 있었나요?
이전에는 입금 여부를 대표가 확인해서 전달하거나, 담당자가 따로 물어봐야 하는 구조였어요. 지금은 각 담당자가 본인이 발행한 건의 입금까지 직접 확인해요.
담당 매출이니까 시키지 않아도 자연스럽게 챙기게 되더라고요.
대표 입장에서는 그 과정에 개입할 일 자체가 없어진 거예요.
Q. 쓰면서 불편했거나 개선이 필요했던 부분은 어떻게 해결하셨어요?
세금계산서 목록에서 담당자 기준으로 필터링이 안 돼서 볼타 채팅창에 의견을 남긴 적이 있어요.
저만 필요한 기능이 아니라 비슷한 구조로 쓰는 곳이라면 다 유용하게 쓸 수 있겠다 싶어서요.
그게 일주일도 안 돼서 반영이 됐더라고요.
볼타를 처음 봤을 때부터 고객 의견을 잘 반영해줄 것 같다는 느낌이 있었는데, 실제로 그랬어요.
다른 서비스였으면 반영이 안 되니까 쓰다가 그냥 나왔을 것 같은데, 이런 경험이 쌓이니까 계속 쓰게 되는 것 같아요.
Q. 광고대행사에 볼타를 추천한다면요?
재무 전담 경리 없이, 담당자 여러 명이 각자 거래처 세금계산서를 발행하고 입금까지 관리해야 하는 구조라면 무조건 볼타를 추천해요.
입금을 수기로 확인하거나, 홈택스에서 직접 발행하거나, 은행 내역을 따로 뽑아서 관리하고 있는 곳이라면 그냥 볼타 쓰면 돼요.
"수동 관리로 운영되고 있다면, 무조건 볼타를 쓰라고 해요. 볼타로 해결됩니다."
다른 서비스들도 기능은 많지만, 담당자들이 직접 써야 하는 환경에서는 진입장벽이 큰 경우가 많아요. 볼타는 그 기준에서 달랐어요.
특히 담당자들이 매출을 일으키고 직접 관리하는 구조라면, 제품 사용성이 결정적으로 작용해요.
광고대행사 매출 관리, 구조가 바뀌면 결과가 달라집니다
인애드컴퍼니 사례에서 확인할 수 있는 핵심은 하나입니다. 세금계산서를 어떻게 발행하느냐가 아니라, 발행 이후를 어떻게 관리하느냐입니다.
홈택스·은행 등 재무 데이터가 나뉜 구조에서는 확인과 공유가 반복됩니다.
특정 담당자에게 의존하는 방식에서는 업무가 계속 쌓이게 됩니다.
데이터가 분리되어 있으면 전체 상황을 한 번에 파악하기 어렵습니다.
볼타를 사용하게 되면 세금계산서 발행 이후 상태를 한 화면에서 확인하게 되면서, 입금 여부를 따로 확인하거나 공유하지 않아도 되는 구조가 됩니다.
이 변화는 단순한 편의성의 문제가 아니에요.
소규모 조직일수록 파편화된 업무를 하나로 묶어주는 구조가 필요하고, 볼타는 그 구조에 가장 잘 맞는 툴이에요.
광고대행사 세금계산서 관리 방식에 고민이 있다면, 볼타를 직접 사용해보시면 어떤 지점에서 달라지는지 확인하실 수 있습니다.