월 마감 시점에 거래처 정산을 하다 보면 한 번쯤 이런 상황을 겪게 됩니다.
분명 처리했다고 생각했는데, 거래처 별로 다시 확인해보니 출금이 아직 안 된 건이 발견되서 거래처에 다시 연락하게 되는 상황이 꼭 한번씩 발생합니다.
그래서 담당자는 정산 시점마다 같은 고민을 하게 됩니다.
“혹시 빠뜨린 건 없을까?”
거래처 정산이 매번 반복 확인하게 되는 이유
거래처 정산 시기마다 반복적으로 확인하게 되는 이유는 하나입니다.
거래처 기준으로 매입 내역과 출금 내역을 한 번에 보기 어렵기 때문입니다.
정산 업무를 할때에는 아래와 같은 과정을 거치게 됩니다.
거래처에서 발행한 전자세금계산서 확인
계좌 출금 내역에서 거래처 출금 내역 확인
두가지 내용을 확인 후 관리하는 엑셀 파일 혹은 시스템에 등록
이렇게 관리하다 보면 거래처 별로 “세금계산서 발행은 됐는지, 출금은 됐는지”를 한 건 씩 확인하다 보니 처리할 업무가 배로 늘어납니다.
미지급금 관리에서 발생하는 중복 처리 위험
미지급금 관리는 여러번 확인해도 놓치는 경우가 발생할 수 있습니다.
전자세금계산서는 수취했지만, 아직 출금하지 않은 건을 제때 관리하지 않으면 혼선이 생깁니다.
대표적으로 이런 상황이 발생합니다.
이미 지급한 거래를 다시 확인하게 되는 경우
지급 예정일을 놓쳐 거래처에서 먼저 연락이 오는 경우
정산 완료 여부를 엑셀에만 표시해 두고 실제 출금 여부를 다시 확인하는 경우
거래처 수가 많아질수록 미지급금 관리는 개인 기억이나 체크 표시만으로는 관리가 어렵습니다.
미수금 관리에서 자주 생기는 문제
미수금 관리는 특히 관리가 까다로운 영역입니다.
전자세금계산서는 발행됐지만, 입금이 아직 안 된 건을 계속 추적해야 하기 때문입니다.
입금이 한 번에 들어오지 않고 나눠서 들어온 경우
입금자명이 거래처명과 다른 경우
여러 건의 거래가 한 계좌로 섞여 들어온 경우
이럴 때 법인 통장 내역만 보고 있으면 어떤 거래의 입금인지 바로 판단하기 어렵습니다. 그래서 미수금이 남아 있는 건지, 이미 일부 정리가 된 건인지 다시 확인하게 됩니다.
거래처 기준으로 보지 않으면 정산이 꼬이는 이유
정산이 복잡해지는 가장 큰 이유는 계좌 기준, 세금계산서 기준으로 따로 보고 있기 때문입니다.
재무팀이 실제로 확인하고 싶은 기준은 단순합니다.
이 거래처와의 거래가 현재 기준으로 얼마까지 정리됐고, 아직 남아 있는 금액은 얼마인지.
하지만 법인 계좌와 전자세금계산서가 분리되어 있으면 이 질문에 바로 답하기 어렵습니다.
그래서 정산은 항상 “다시 한번 확인해보는 작업”이 됩니다.
법인계좌연동으로 거래처 정산 방식이 달라지는 지점
거래처 정산을 수월하게 만들기 위해 필요한 것은 더 많은 체크리스트가 아니라, 보는 기준의 변화입니다.
법인 계좌와 법인 통장을 연동해 입출금 내역이 자동으로 모이고, 전자세금계산서와 함께 연결되어 있다면 정산은 자연스럽게 거래처 기준으로 정리됩니다.
이 환경에서는 어느 계좌에서 입금이 있었는지 따로 확인할 필요가 없고, 전자세금계산서와 입출금 내역을 함께 보며 현재 정산 상태를 바로 확인할 수 있습니다.
계좌와 전자세금계산서가 연결될 때 달라지는 점
계좌와 전자세금계산서가 자동으로 연결되면 미수금 관리와 미지급금 관리 방식도 달라집니다.
거래처별로 발행된 전자세금계산서, 연결된 입금 또는 출금 내역, 아직 정리되지 않은 금액 이 상태를 한 화면에서 확인할 수 있기 때문입니다.
미수금은 빠르게 파악할 수 있고, 이미 지급된 건을 다시 확인하는 일도 줄어듭니다.
정산 업무가 '기억과 반복 확인’이 아니라 ‘현재 상태 확인’ 중심으로 바뀌는 순간입니다.
누락·중복 없는 거래처 정산관리의 핵심
정리하면, 거래처 정산이 어려운 이유는 일이 많아서가 아닙니다.
정보가 거래처 기준으로 연결되어 있지 않기 때문입니다.
법인계좌연동을 통해 입출금 내역이 자동으로 모이고, 전자세금계산서와 함께 정리되면 거래처 정산 관리는 훨씬 단순해집니다.
미수금관리와 미지급금 관리도 엑셀에 의존한 수동 관리가 아니라, 현재 상태를 바로 확인하는 구조로 바뀝니다.
누락과 중복을 줄이는 가장 확실한 방법은 더 꼼꼼해지는 것이 아니라, 처음부터 정리가 되는 환경을 만드는 것입니다.
그 차이가 누락과 중복을 줄이는 가장 현실적인 방법일 수 있습니다.