세금계산서를 발행하고 나면 이어지는 관리 항목이 있습니다. 바로 거래처 관리와 미수금 관리입니다.
거래처가 많지 않을 때는 크게 느껴지지 않지만 거래가 늘어나기 시작하면 “어느 거래처가 아직 입금하지 않았는지” 확인하는 일이 점점 어려워집니다. 이때 가장 많이 사용하는 방법이 바로 미수금 관리 엑셀입니다.
엑셀로 거래처별 매출과 입금 현황을 정리해 관리하는 방식인데요. 처음에는 엑셀을 이용한 정리 방식으로 충분해 보이지만 거래 규모가 커질수록 미수금 발견이 늦어지는 문제가 반복되기 시작합니다.
거래처 관리는 보통 어떻게 시작될까요?
대부분은 거래처 관리와 미수금 관리를 엑셀로 시작합니다.
거래처 목록을 정리하고 거래 금액과 발행한 세금계산서를 기록한 뒤, 입금 여부를 확인하면서 상태를 업데이트하는 방식입니다.
예를 들어 다음과 같은 형태로 관리하는 경우가 많습니다.
거래처명 | 거래 금액 | 세금계산서 발행일 | 입금 예정일 | 입금 여부
처음에는 거래 건수가 많지 않기 때문에 이 방식만으로도 충분히 관리가 됩니다. 거래처별 거래 내역을 한눈에 볼 수 있고, 월말 정산 시점에도 엑셀 파일 하나로 정리가 가능하기 때문입니다.
하지만 거래가 늘어나기 시작하면 거래처 관리 방식에서 새로운 문제가 생기기 시작합니다.
미수금 관리 엑셀 방식에서 자주 발생하는 문제
엑셀 기반의 미수금 관리는 대부분 ‘월 단위 확인’ 방식으로 운영됩니다.
예를 들어 월말에 엑셀을 열어 거래처별 입금 여부를 확인하고, 입금이 되지 않은 건을 미수금으로 표시하는 방식입니다.
문제는 이 과정이 대부분 뒤늦게 이루어진다는 점입니다.
세금계산서를 발행한 직후에는 입금 상태를 바로 확인하지 않고, 월말 정산 시점이 되어서야 미수금 여부를 확인하는 경우가 많습니다. 그때서야 “이 거래처 아직 입금이 안 됐네요”라는 사실을 발견하게 됩니다.
이렇게 되면 자연스럽게 다음과 같은 상황이 발생합니다.
거래처 미수금을 뒤늦게 발견하게 되는 경우
입금 요청을 늦게 전달하게 되는 경우
거래처별 미수금 현황을 다시 정리해야 하는 경우
결국 미수금 관리 엑셀은 거래처 미수금을 예방하는 관리 방식이라기보다, 이미 발생한 미수금을 확인하는 방식에 가깝게 됩니다.
거래처 미수금이 반복되는 이유
거래처 미수금이 반복되는 가장 큰 이유는 입금 확인 시점이 늦어지기 때문입니다.
세금계산서를 발행한 이후 바로 입금 상태를 확인하지 못하고, 일정 기간이 지난 뒤에야 확인하게 되는 구조라면 미수금 발생은 자연스럽게 늘어날 수밖에 없습니다.
특히 다음과 같은 구조에서는 미수금 관리가 더 어려워집니다.
세금계산서 발행과 입금 관리가 분리되어 있는 경우
거래처별 입금 현황을 따로 정리해야 하는 경우
입금 요청을 담당자가 직접 연락해야 하는 경우
이처럼 거래 정보와 입금 상태가 나뉘어 있으면 거래처 관리 자체가 번거로운 작업이 됩니다.
거래처 관리 방식이 바뀌면 미수금 관리도 달라집니다
거래처 미수금을 줄이기 위해서는 월말에 확인하는 방식이 아니라, 세금계산서 발행 이후 바로 상태를 확인할 수 있는 관리 방식이 필요합니다.
예를 들어 볼타에서는 세금계산서를 발행한 이후 해당 거래의 입금 상태를 함께 확인할 수 있습니다. 거래처별 미수금 현황도 정리되기 때문에 별도로 미수금 관리 엑셀을 만들 필요가 없습니다.
또한 미수 상태인 거래처에 대해서는 시스템에서 ‘입금 요청 리마인드’를 보낼 수 있어 담당자가 직접 연락하지 않아도 됩니다. 거래처가 입금을 놓치는 상황을 줄이고, 담당자가 반복적으로 요청해야 하는 부담도 함께 줄일 수 있습니다.
이처럼 세금계산서 발행 이후 상태를 함께 관리하게 되면 거래처 관리 방식 자체가 달라집니다. 미수금을 나중에 발견하는 구조가 아니라, 거래 단계에서부터 입금 상태를 확인할 수 있기 때문입니다.
거래처 미수금을 줄이기 위해 필요한 것은 관리 방식의 변화입니다
거래처 관리와 미수금 관리는 단순히 엑셀을 정리하는 문제가 아닙니다.
세금계산서 발행 이후 입금 상태를 언제 확인할 수 있는지가 핵심입니다.
볼타에서는 세금계산서 발행과 동시에 입금 요청을 전달하고, 거래처별 미수금 현황과 입금 상태를 한 화면에서 확인할 수 있습니다. 미수금이 발생한 거래처에는 리마인드 메시지를 자동으로 전달할 수도 있습니다.
거래처 미수금이 반복되는 상황을 줄이고 싶다면, 지금 사용하고 있는 관리 방식과 볼타를 활용한 관리 방식을 직접 비교해 보세요.
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