세금계산서를 발행했는데도 입금이 늦어지는 거래 건은 생각보다 자주 발생합니다.
거래처가 고의로 미루는 경우도 있지만, 실제로는 단순히 입금 요청일을 놓치거나 세금계산서를 받은 뒤 입금 시점을 잊어버리는 경우도 많습니다.
이때 담당자는 다시 메일을 보내거나 메시지를 전달하게 되고, 상황에 따라 여러 번 확인 요청해야 하는 경우도 생깁니다.
거래처 수가 많아질수록 이런 상황은 반복되기 쉽고, 미수금은 계속 쌓이는 상황이 되어갑니다.
대부분 이런 경우에는 채권추심 단계까지 갈 필요가 없습니다.
입금 요청과 거래처 미수금 현황을 미리 관리할 수 있다면 상당수의 거래는 사전에 관리할 수 있기 때문입니다.
그래서 미수금 문제는 채권추심 이전 단계에서 관리 방식을 점검하는 것이 중요합니다.
1. 왜 거래처 미수금이 계속 쌓일까요?
미수금이 발생하는 이유는 세금계산서를 발행한 뒤 실제 입금까지 여러 단계가 이어지기 때문입니다.
세금계산서 발행
입금 요청 전달
입금 여부 확인
미입금 거래 건 확인
거래처 입금 재요청
문제는 단계 별로 놓치지 않고 진행되어야 하고, 실시간으로 입금 현황이 확인되어야 미수금으로 쌓이지 않는데 실제 업무 에서는 매끄럽게 이어지지 않는 경우가 많습니다.
세금계산서는 발행은 홈택스에서 확인하고, 입금 여부는 은행 계좌에서 확인하며, 미수금은 엑셀로 따로 정리하는 경우가 반복됩니다.
결국 거래 상태를 한 번에 확인하기 어려워지고, 미수금이 쌓이는 상황이 발생하게 됩니다.
2. 미수금이 늦게 발견되는 이유
거래처 미수금은 뒤늦게 발견되는 경우가 많습니다.
월말 정리를 하다가 입금되지 않은 거래를 확인하거나, 정산 현황을 체크하다가 빠진 입금을 발견하는 경우가 많기 때문입니다.
이렇게 되는 이유는 입금 여부를 별도로 확인해야 하기 때문입니다.
세금계산서를 보낸 이후 거래처가 입금했는지 확인해야 하고, 미입금 거래를 따로 정리해야 하며, 필요하면 다시 연락해야 합니다.
이 과정이 반복되면 결국 미수금 관리가 특정 시점에 몰리게 되고, 미수금 문제는 늦게 발견될수록 해결도 어려워집니다.
3. 채권추심 전에 확인해야 할 관리 기준
미수금이 발생했다고 해서 바로 채권추심 단계로 넘어가지는 않습니다.
대부분은 다음과 같은 관리 기준만 있어도 문제를 줄일 수 있습니다.
첫 번째. 세금계산서를 보낼 때 입금 요청 정보를 함께 전달하는 것입니다.
입금 계좌나 요청일이 명확하지 않으면 거래처는 입금 시점을 미루게 됩니다.
두 번째. 입금 여부를 바로 확인할 수 있어야 합니다.
거래별 입금 상태를 확인할 수 있어야 미입금 거래를 놓치지 않게 됩니다.
세 번째. 미입금 거래에 대해 다시 안내할 수 있는 방법이 있어야 합니다.
담당자가 직접 연락하지 않아도 공식 안내 메시지로 전달할 수 있으면 부담이 줄어듭니다.
이 세 가지 기준만 정리해도 미수금 관리 방식은 크게 달라집니다.
4. 세금계산서 발행과 입금요청을 함께 관리하는 방법
볼타에서는 세금계산서를 발행할 때 거래처에 입금 요청 정보를 함께 전달할 수 있습니다.
세금계산서 메일에 다음 정보가 동시에 전달됩니다.
입금 요청 기한
입금 요청 정보(입금 계좌, 통장 사본, 사업자등록증 등)
따라서 세금계산서를 발행한 뒤 계좌 정보를 따로 보내거나 입금 요청 메일을 다시 작성할 필요가 없습니다.
또한 입금 요청 메시지와 계좌 정보는 한번 저장해 두면 자동으로 불러와져 사용할 수 있습니다.
5. 입금 여부와 미수금 상태를 한 화면에서 확인
세금계산서를 보낸 뒤 가장 번거로운 작업은 입금 여부를 확인하는 일입니다.
볼타에서는 세금계산서와 사업자 계좌 입출금 내역을 함께 확인할 수 있어 거래 별 입금 상태를 바로 확인할 수 있습니다.
각 거래는 다음 상태로 정리됩니다.
입금 완료
연체
따라서 미수금 거래를 별도로 정리하지 않아도 현재 상태를 바로 확인할 수 있습니다.
또한 미수금 거래처에 대해서는 입금 요청 메시지를 볼타 시스템에서 ‘입금 요청 리마인드’ 버튼 클릭만으로 시스템 메시지가 자동으로 발송되기 때문에 담당자가 직접 연락해야 하는 부담도 줄어듭니다.
6. 미수금 관리는 채권추심 이전 단계에서 달라집니다
미수금 문제는 대부분 거래 이후 관리 단계에서 발생합니다.
세금계산서 발행
입금 요청
입금 확인
미수금 확인
이 단계가 각각 다른 곳에서 관리되면 결국 다시 확인해야 하는 작업이 반복됩니다.
하지만 이 과정을 하나의 화면에서 관리할 수 있다면 미수금이 쌓이는 상황 자체를 줄일 수 있습니다.
볼타에서는 세금계산서 발행부터 입금 요청, 입금 확인, 미수금 관리까지 한 번에 확인할 수 있어 관리 방식 자체가 달라집니다.
거래처 미수금이 반복적으로 발생한다면 채권추심 이전 단계에서 관리 방식을 다시 점검해 보시길 추천드립니다.
세금계산서 발행과 함께 입금 요청을 전달하고, 이후 입금 상태까지 함께 관리하는 방법이 궁금하다면 볼타 서비스를 직접 확인해 보세요.
볼타에서는 전자세금계산서 발행, 역발행, 예약 발행뿐 아니라 입금요청 기능까지 함께 제공하고 있습니다.
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