마감일마다 반복되는 업무 부담, 세금계산서 발행과 매출 관리 자동화로 해결한 방법은?

심플리 경영지원팀 임윤희님의 볼타 사용 인터뷰

매출이 늘어나면 실무자가 처리해야 할 업무도 많아지기도 합니다. 

특히 매출이 늘어나고 거래처가 많아지면 전자세금계산서 발행과 매출 관리가 더욱 복잡해지죠. 하지만, 심플리는 매출 상승에 따라 업무량이 늘어나도 업무 시간이 절반 이상 단축되고, 마감 스트레스가 사라졌다고 하는데요. 이러한 변화는 어떻게 가능했을까요?

1년 이상 볼타를 사용하며, 매출 증가와 함께 베이직 요금제에서 플러스 요금제로 변경한 심플리의 사례를 살펴보겠습니다.

Q. 안녕하세요, 간단한 소개 부탁드립니다.

안녕하세요, 심플리(SMPLY) 서비스를 운영하는 셀파스(Sherpas)의 경영지원팀 임윤희 입니다.

셀파스는 기업용 IT 자산 관리 서비스 심플리를 운영하고 있는데요, 최근 월 반복 매출이 5배 이상 증가하면서 세금계산서 발행량도 급증했고, 이전보다 효율적인 관리가 필요해 볼타 베이직 요금제에서 플러스 요금제로 전환하게 되었습니다.

심플리에서 제공하는 서비스가 SaaS 구독 관리에서 IT 기기 관리 서비스로 확대했는데요, 그에 따라 고객사가 늘어나면서 매출·입금 현황을 매일 체크하는 루틴이 생겼고, 이 과정에서 자연스럽게 볼타를 매일 사용하게 되었어요.

Q. 볼타를 매일 접속한다고 하셨는데, 접속하셔서 업무 루틴이 어떻게 되시나요?

출근 후에 볼타에 접속하면 우선, 매출·매입 세금계산서를 입출금 내역과 매칭하면서 미수금이나 미지급 내역을 체크를 하고, 신규 고객사가 들어오면 고객 등록하는게 데일리 루틴이에요.

한 번 접속해서 빠르게 처리하면 5분 안에 끝낼 수 있어서, 업무 시간을 많이 뺏기지 않고 편리해요.

Q. 심플리는 구독 서비스다 보니 세금계산서 예약발행을 적극 활용하고 있다고 들었어요. 어떻게 처리하고 계신가요?

월 단위 결제 고객사의 세금계산서를 한 번에 예약발행으로 설정해둬요. 처음부터 1년 치를 예약해두면 발행일을 놓칠 일이 없어 가산세 걱정도 사라졌어요. 곧 볼타에 반복발행 기능이 추가될 예정이라고 들었는데, 앞으로는 업무가 훨씬 더 줄어들 것 같아요.

볼타를 도입하기 전에는 각 고객사 세금계산서 발행일을 구글 캘린더에 기록해두고 매달 홈택스에 접속해 직접 발행해야 했는데, 이 과정이 너무 번거로웠어요.

홈택스를 사용해보신 분들은 아시겠지만, 동시 로그인이 안 돼 세무사무소 담당자가 접속해 있으면 기다려야 하고, 따로 연락해서 로그인 체크를 해야 하는 번거로움도 있었어요.

이전에는 마감일이 되면 세금계산서 발행과 입출금 내역 관리까지 한꺼번에 처리하느라 업무 부담이 컸지만, 이제는 데일리로 관리하면서 마감일 부담이 완전히 사라졌어요.

Q. 볼타를 사용한 지 1년이 넘었다고 하셨는데, 도입 전후로 업무에 가장 달라진 점은 무엇인가요?

이제 더 이상 마감일이 다가와도 걱정이 없어요!

경영지원 업무를 혼자 담당하다 보니 세금계산서 발행과 미수금 체크 업무를 한꺼번에 몰아서 하는 경우가 많았고, 그 때문에 월말마다 일정 조율이 어려웠는데요,

하지만 볼타 도입 후 정기 결제 고객은 예약발행으로 처리하고, 입출금 내역도 데일리로 빠르게 매칭하면서 업무를 놓칠 일이 없어졌습니다. 덕분에 마감일에도 여유를 가질 수 있게 됐어요.

Q. 볼타를 1년 이상 사용하게 만든, 가장 만족스러운 기능은 무엇인가요?

세금계산서 간편 발행과 관리 기능에 대한 만족도가 가장 높아요.
예약발행뿐만 아니라 거래처 등록 기능도 있어서 업무 효율이 높아졌어요. 수정발행이 필요한 경우에도 이전 내역 불러오기를 하면 동일한 세금계산서를 그대로 가져와 필요한 내용만 수정하면 되니까, 홈택스를 사용할 때보다 업무 시간이 절반 이상 단축되었어요.

특히, 매출·매입 세금계산서를 입출금 내역과 자동 매칭할 수 있어서 매일 조금씩 처리하면 마감일에 몰아서 할 필요가 없어요. 이제는 볼타 없이 일하는 걸 상상할 수 없을 정도예요!

Q. 볼타 도입을 고민하는 분들께 추천해주실 말씀 있으신가요?

회계·경영지원 업무를 담당하는 모든 분들께 볼타를 추천드려요!

관련 업무 경험이 적은 분들도 바로 사용할 수 있을 만큼 기능이 쉽고 간편해서 빠르게 적응할 수 있어요! 그리고 결정적으로 볼타를 이용하면 월말에 업무를 몰아서 처리할 필요 없이, 마감 스트레스 없이 일할 수 있어요.

다른 일에 치여가며 일을 놓치거나 하는 이슈도 더이상 없는거죠. 전 볼타 사용하면서 관련 업무 시간이 반 이상 줄어드니까 업무 효율이 정말 높아져요. 도입을 고민하는 상황이라면 무료체험부터 해보시길 추천드립니다.

볼타를 도입한 후 심플리에서는 세금계산서 발행부터 입출금 내역 확인까지, 하루 5분이면 끝나는 루틴이 만들어졌다고 하는데요,
특히, 관련 업무 경험이 적더라도 쉽고 간편하게 사용할 수 있는 기능이 많아서 빠르게 적응할 수 있고, 세금계산서 발행과 입출금 내역 매칭을 자동화하면서 업무 시간을 절반 이상 줄일 수 있어요.

또한, 마감일마다 세금계산서 발행과 매출·매입 관리로 업무 부담이 컸던 분들이라면, 볼타를 활용해 업무를 체계적으로 정리하고 부담을 줄일 수 있어요.

무료체험도 제공되니, 직접 사용해 보면서 업무 효율이 어떻게 달라지는지 경험해보시길 추천드립니다!