팀스파르타 경비 관리를 위한 지출결의서 시스템 도입기

팀스파르타 재무회계팀의 볼타 사용 인터뷰

“누구나 큰일 낼 수 있어”
팀스파르타의 슬로건이자, 높은 성장세를 이룰 수 있었던 비결입니다.

빠르게 성장하는 조직일수록 경비와 예산 관리는 더욱 중요해집니다.
하지만 효율적인 경비 처리와 투명한 지출결의 관리가 쉽지는 않죠.
팀스파르타는 이러한 문제를 해결하기 위해 지출결의서 시스템 도입을 결심했습니다.

그들이 선택한 솔루션은 바로 볼타, 팀스파르타 재무회계팀의 경험을 통해 볼타 도입이 가져온 변화를 살펴보겠습니다.

Q. 안녕하세요! 팀스파르타에 대해 간단히 소개 부탁드립니다.

안녕하세요, 저희는 팀스파르타 재무회계팀의 장성진, 김진아, 장희지입니다.

팀스파르타는 "누구나 큰일 낼 수 있어"라는 슬로건 아래, 에듀테크로 시작해 IT 연합체로서 나아가고 있습니다.

주요 서비스는 비전공자를 위한 코딩 및 AI 교육, 취업/창업 지원인데요.
스파르타코딩클럽을 통해 많은 수강생을 배출하며 빠르게 성장하고 있습니다. 단순한 교육 서비스를 넘어 기업 맞춤형 AX(인공지능 전환) 교육과 같은 혁신적인 프로그램을 통해 기업 교육 시장에서도 두각을 나타내고 있습니다.

Q. 이번에 지출결의서 시스템 도입을 고려하게 된 이유는 무엇인가요?

앞서 말씀드린 것처럼 팀스파르타가 빠르게 성장하면서 자연스럽게 경비 규모도 커졌어요.
24년 1분기 매출 140억을 돌파하며 역대 최대 분기 실적을 달성했는데요, 지속적인 성장을 하면서 함께 늘어나는 경비와 예산을 투명하게 관리하기 위해 고민해 왔습니다.

회사 조직 규모가 성장함에 따라 경비 지출 관리의 투명성을 구축하고자 지출결의서 시스템 도입을 결정하게 되었어요.
비용이 적재적소에 잘 사용되고 있는지 확인하고, 외부 감사나 내부 관리 과정에서 지출 히스토리를 기록하는 일이 중요해졌습니다.

Q. 볼타 도입 전, 지출결의서 시스템 없이 업무를 어떻게 진행하셨나요?

볼타 도입 전에는 구글 스프레드 시트로 경비 처리 요청 내용을 받았어요.
그런데 구글 시트나 엑셀은 권한 보유자 모두 접근 가능하니 개개인이 작성한 내용도 모두에게 노출되는 상황이었어요.
내가 쓴 영역에 다른 분도 수정할 수 있다 보니 데이터 이슈도 자주 발생하더라구요.

특히, 계좌번호 오타가 한 건이라도 있으면 대량 이체도 어렵고 매번 더블 체크하는 데 시간이 많이 쓰였어요.
그리고 재무팀 입장에선 각 지출 요청 건이 언제 요청된 건인지 승인된 내용인지 파악하는 것이 중요한데 구글 시트로는 한계가 있더라구요.

기존 시스템의 문제점을 개선하기 위해서 다양한 프로그램을 검토해 봤는데요,
대부분의 프로그램이 사용성이 어렵고 복잡해서 직원들이 쓰기 어렵고 도입한다고 하더라도 사용 교육하는 데에 시간이 많이 드는게 가장 큰 문제였습니다.
그래서 사용성이 쉬우면서도 우리가 원하는 기능을 가지고 있는 서비스를 찾다가 볼타를 알게 되었습니다.

Q. 맞아요, 구글 시트나 엑셀로 관리하게 되면 항상 데이터 이슈가 문제 되는 거 같아요.
그럼, 볼타를 사용하시고 달라진 점은 어떤 부분이 있을까요?

지출결의서 프로그램 도입 전 구글 시트로 관리했을 때 재무 관리 한계점 대부분을 해결한 거 같아요.

우선, 개인이 올린 지급 요청 건을 요청자와 승인자만 확인 가능하니 보안 이슈가 해결됐어요.
작성한 내용 확인과 수정도 요청자만 가능하니 구글 시트 작업자가 겹쳐서 내용이 삭제되거나 수정되는 등 데이터 이슈도 없어졌구요.

건 별로 지급 요청 일자가 자동으로 체크되고 최종 승인 내역까지 파악되니 경비 지출 건 별 히스토리 파악이 됩니다.

또한, 재무팀 입장에서 업무 효율성에 큰 도움이 된 건 계좌번호 입력 시 예금주 자동 조회가 되는 기능이었어요.
개개인이 지급 요청을 올리다 보니 계좌번호 오타 이슈가 꽤 많았는데, 이제는 자동 조회 기능을 거치고 올라와서 재무팀 업무가 줄었어요.

그리고 이전이랑 달라진 가장 큰 부분 중 하나가 예산 관리 부분이에요.
프로젝트별 예산 중 얼마를 소진했는지 확인하기 어려워서 예산을 초과하는 경우가 발생했었는데요. 볼타에 예산 관리 기능이 탑재되어 있다 보니 각 프로젝트 별 예산을 설정해두면 예산 한도 내에서 경비를 효율적으로 운영할 수 있어서 재무관리 하는데에 큰 도움을 받고 있습니다.

Q. 추가로 지출결의서를 상신하고 승인하는 팀원분들은 볼타 처음 도입되고 지출결의서 시스템에 잘 적응해서 사용하고 계신가요?

전 직원 만족도가 정말 높아요!
볼타 도입 이후 피플팀, 커리어개발팀 등 사업 부서와 지원 부서에서 모두 도입해주셔서 감사하다고 재무팀에 의견을 주셨어요.
직관적인 인터페이스 덕분에 별도의 교육 없이도 누구나 쉽게 사용할 수 있어요. 신규 입사자분들도 가입 후 바로 사용하시더라고요.
특히 지출결의서가 승인되거나 거절될 때 알림이 오니까, 직원들이 시기를 놓치지 않고 바로 수정하거나 확인할 수 있어요.

그리고 지출결의서 승인/거절 처리를 해야 하는 입장에서는 컴퓨터를 쓰지 못하는 외부에서도 알림이 오면 모바일로 확인해서 바로 내용 확인하고 승인할 수 있으니, 업무처리가 빨라진 걸 느껴요.

Q.전 직원 만족도가 높다니 제품을 만들어가는 입장에서 이보다 더 큰 보람은 없을 것 같아요.
마지막으로, 볼타 도입을 고민하는 기업들에게 한마디 부탁드립니다.

볼타는 경비 처리 히스토리를 한눈에 파악할 수 있고, 전 직원이 쉽게 적응할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이에요.
저희처럼 경비 관리의 투명성과 효율성을 고민하시는 기업이라면 한 번 도입해 보시는 걸 추천드려요!

👉 팀스파르타의 세금계산서 서비스 사용 이야기는 2편에서 확인하기

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