세금계산서 보관: 부가가치세법과 전자세금계산서 보관 이해하기

발행한 세금계산서, 어떻게 보관하고 계신가요?
‘세금계산서는 5년 간 보관해야 한다’는 해석(근거자료 제시)이 있어 계산서 보관이 반드시 필요한 지 헷갈리는 경우도 있는데요. 모든 세금계산서를 보관해야 하는 것은 아닙니다.

그렇다면 어떤 세금계산서는 보관하고, 어떤 세금계산서는 보관하지 않아도 되는 걸까요?

세금계산서는 왜 보관해야 할까요?

세금계산서는 기업 간 거래를 증빙하는 서류입니다.
거래의 매출 관리 외에도 부가가치세의 신고, 납부 그리고 환급 등에 필요하죠. 그렇기에 세금계산서를 적절하게 보관하고 관리하는 것은 중요합니다. 하지만 전자세금계산서를 발급한 경우에는 세금계산서 보관을 별도로 하지 않아도 됩니다.

부가가치세법에 따른 전자세금계산서 보관

• 부가가치세법 제71조 3항 사업자는 제1항 및 제2항에 따라 기록한 장부와 제32조, 제35조 및 제36조에 따라 발급하거나 발급받은 세금계산서, 수입세금계산서 또는 영수증을 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 확정신고 기한 후 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제32조에 따라 전자세금계산서를 발급한 사업자가 국세청장에게 전자세금계산서 발급명세를 전송한 경우에는 그러하지 아니하다.

👉 부가가치세법 제 71조 확인하기

부가가치세법 제 71조 3항에 따르면 전자세금계산서의 경우 별도의 보관이 필요 없습니다. 전자세금계산서의 경우 홈택스 데이터베이스에 저장되어 언제든 불러올 수 있기 때문에 사업자가 별도 출력을 통해 보관할 필요는 없죠.

하지만 홈택스 전자세금계산서가 아닌 종이 세금계산서를 이용하는 경우에는 세금계산서 보관이 필요합니다.

부가가치세법 시행령에 따른 종이세금계산서 보관

• 부가가치세법 시행령 117조 4항 사업자는 법 제71조제3항에 따른 장부, 세금계산서 또는 영수증을 정보처리장치, 전산테이프 또는 디스켓 등의 전자적 형태로 보존할 수 있다.

👉 부가가치세법 시행령 제 117조 확인하기

전자세금계산서가 아닌 경우, 별도로 5년간 세금계산서 보관이 필요합니다. 여기서 보관의 형태는 원본을 보관해도 되며, 사본 또한 가능합니다. 그 외로도 정보처리장치를 활용해서 전자형태로 보관 또한 가능하죠. 즉, 종이세금계산서를 스캔해서 정보처리장치에 보관하는 것 또한 가능합니다.

주의할 사항은 발행일로 5년간 보관이 아닌, 확정신고 기한 후 5년간 보존입니다. 즉, 2023년 12월 27일 발행한 세금계산서는 2024년 1월 25일 확정신고 이기에 해당 일자로 5년간 보관이 필요합니다.

세금계산서 발급 서비스를 이용할 경우, 세금계산서 보관

대체로 세금계산서 발급 서비스는 홈택스와 연동되어 진행됩니다. 세금계산서 서비스를 이용해서 계산서를 발급해도 홈택스에 동일하게 기록되죠. 세금계산서 서비스를 통한 세금계산서 또한 보관을 할 필요는 없습니다.

게다가 세금계산서 서비스에서 이전에 발행한 세금계산서를 조회할 수 있기 때문에 전자적 형태로 세금계산서가 보존되어 있다고 볼 수 있죠. 전자세금계산서 또한 불안해서 보관을 희망한다면 세금계산서 발급 서비스를 이용하는 것도 좋은 방법입니다.

세금계산서 서비스를 이용하면 좋은 점

세금계산서 발급과 보관을 더 용이하게 하고자 세금계산서 서비스를 이용하는 것은 사업자 입장에서 좋은 선택이 될 수 있습니다. 세금계산서 서비스는 대체로 다양한 편의 서비스를 지원하고 있습니다.

특히 볼타의 경우, 기존 홈택스에 없는 편의 기능을 제공하고 있죠. 홈택스는 세금계산서 발행 시 반드시 공동인증서가 필요하지만, 볼타는 로그인만으로 세금계산서 발행이 가능합니다. 결과적으로 언제나, 어떤 기기로도 세금계산서 발행이 가능합니다.

그 외로도 세금계산서 발행을 예약해서 발행을 잊지 않고 진행되도록 할 수 있으며, 세금계산서의 정보를 대상 사업자에게 요청해서 직접 입력받을 수도 있죠. 볼타를 사용한다면 세금계산서 발행 정보를 안전하게 보관하고, 발행 업무도 간편하게 해결할 수 있습니다!

볼타 팀이 더 간편한 전자세금계산서 서비스 <볼타>로 세상을 바꾸는 방법